Wat is debiteurenbeheer?
Jouw onderneming is financieel afhankelijk van betalende klanten. Oftewel: jouw debiteuren.
Onder debiteurenbeheer valt alle administratie en handelingen die hierbij komen kijken. Debiteurenbeheer is echter meer dan alleen facturen sturen en bijhouden wie betaald heeft. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van betalingsvoorwaarden en het handhaven van de betalingstermijn.
Op deze pagina vind je meer informatie over dit onderwerp. Aan bod komt:
● Wat valt allemaal onder debiteurenbeheer?
● Waarom is goed debiteurenbeheer zo belangrijk voor jouw onderneming?
● Hoe kun je het debiteurenbeheer van jouw onderneming verbeteren?
● Welke voordelen heeft het uitbesteden van het debiteurenbeheer?
Wat valt onder debiteurenbeheer?
Zoals eerder aangegeven; de debiteurenadministratie bestaat niet alleen uit factureren. Je dient er namelijk ook voor te zorgen dat jouw facturen snel -en überhaupt- betaald worden. Het hele proces rondom het factureren moet daarom met de nodige zorg worden ingericht. Denk daarbij aan de volgende zaken:
● Het opstellen van duidelijke voorwaarden en procedures wat betreft zaken als de betalingstermijn
● Onderhouden klantrelaties: zorg voor heldere afspraken en voldoende communicatie
● Bevorderen van een zo spoedig mogelijke betaling van facturen
● Signaleren van betalingsachterstanden en hierop actie ondernemen
● Het debiteurenrisico zo laag mogelijk houden
Het belang van goed debiteurenbeheer
Het succes van een bedrijf is sterk afhankelijk van haar debiteuren en het beheer hiervan. Het is dan ook niet zo gek dat meer dan 50% van de faillisementen te wijten is aan matig debiteurenbeheer.
Wanneer rekeningen niet op tijd of in z’n geheel niet worden betaald, kan dat een onderneming flink in de financiële problemen brengen. Elke ondernemer is namelijk gebaat bij een solide cashflow en voldoende liquiditeit. Hoe prettig het ook is om te weten dat het geld van openstaande facturen onderweg is, jouw eigen crediteuren zijn daar nog niet mee betaald. Succesvol debiteurenbeheer houdt dus in dat jouw debiteuren gegarandeerd én snel betalen.
Tips voor een beter debiteurenbeheer
1. Weet wie jouw risicovolle debiteuren zijn
Je kunt betere managen wanneer je voor ogen hebt welke debiteuren doorgaans moeite hebben met het naleven van de betalingstermijn. Zo kun je voor deze groep passende maatregelen treffen. Effectieve mogelijkheden:
● Communiceer bij het versturen van een factuur duidelijk jouw betalingsvoorwaarden
● Houd het contact positief en zorg voor goodwill
● Neem vlak voor het verstrijken van de betalingstermijn contact op met de betreffende klant. Vraag of jouw diensten naar wens waren, en herinner subtiel aan de openstaande factuur
2. Zorg voor heldere voorwaarden en afspraken
Hoe duidelijker jouw voorwaarden zijn voor jouw debiteuren, hoe kleiner de kans dat er bijvoorbeeld misverstanden ontstaan rondom de betalingen. Leg ten eerste de voorwaarden zoals betalingstermijnen vast. Eveneens is het gewenst om de klant op de hoogte te brengen wat jouw onderneming doet bij een uitblijvende betaling. Liefst laat je de klant hiervoor tekenen. Zo ben je problemen voor.
3. Uitbesteden van jouw debiteurenportefeuille
Niet alle MKB’ers en ZZP’ers hebben de ruimte of kennis om hun debiteurenbeheer te optimaliseren. Besteed je gehele debiteurenbeheer uit aan een gespecialiseerde partij. Bijvoorbeeld vanwege de bijkomstigheid van de betere liquiditeit. Meer hierover lees je hieronder.
4. Houd het debiteurenrisico zo laag mogelijk
Als ondernemer heb je het liefst de garantie dat 100% van je facturen betaald wordt. Middels een kredietverzekering is het mogelijk om je voor dit risico in te dekken. MKB Factoring kan je hierover van meer advies voorzien.
Debiteurenbeheer uitbesteden
MKB Factoring kan jou het debiteurenbeheer geheel of ten dele uit handen nemen. Lees hier wanneer het uitbesteden van het debiteurenbeheer een goede keuze voor jouw onderneming zou zijn.
1. Trage betalers kosten je te veel tijd of energie
Het contact met je klanten zal een stuk positiever verlopen wanneer een andere partij deze taak van je overneemt. Als ondernemer communiceer je natuurlijk liever over de te leveren diensten dan over geld en de kleine lettertjes. Laat ons bijvoorbeeld alleen de traagste debiteuren overnemen, zodat je daar geen werk meer van hebt.
2. De liquiditeit van jouw onderneming kan beter
Wachten je debiteuren te lang met betalen, of erger: blijven betalingen geregeld uit? Dan beïnvloedt dit uiteraard de liquiditeit van je onderneming. Door je debiteurenbeheer uit te besteden, kun je, middels factoring, zorgen voor een meer solide financiële basis. Ten eerste zal factoring ervoor zorgen dat jouw facturen direct worden betaald. Ten tweede kan eveneens het debiteurenrisico worden gedekt. Zo loop je als ondernemer minder financiële risico’s.
Vrijblijvend adviesgesprek inplannen
Meer weten over de mogelijkheden van factoring? Neem een kijkje op onze pagina over dit onderwerp. Ook kun je vrijblijvend een adviesgesprek inplannen. Dit kan telefonisch of op kantoor. Na dit gesprek weet je wat factoring voor jouw bedrijf kan beteken en welke stappen je zelf kunt maken om je debiteurenbeheer te optimaliseren.
Gratis factorcheck? Of vrijblijvend offerte?
Heb je genoeg over dit onderwerp gelezen en wil je factoring gaan aanvragen?